「転職の書類選考に落ちまくる‥」ゼロから書類作成を正しく見直す手順!

転職

転職の書類選考、落ちまくり・・

いつも書類で見送りになるのはなんで??

書類で見送りばかりなんて自分はそんなに価値がない・・?

転職回数が多かったり、社会経験が少なくアピールがあまりできないという人で書類選考に落ちまくる人は多い。しかし書類選考がうまくいかない人のほとんどが、ちゃんと応募書類(履歴書・職務経歴書)について理解をしていない。というかそのポイントをしっかり学んだことがない。

今回は書類選考が転職活動でうまくいかないという人向けに500人以上の転職支援をしているキャリアコンサルタントの僕が完璧な書類作成をお伝えするので参考にしてほしい!

【この記事が役に立つ人】
・転職活動で書類選考がうまく通過できない人
・履歴書や職務経歴書の書き方に自信がない人
・自分のアピールできるポイントがよくわからない人

【この記事が伝えていること】
→履歴書、職務経歴書で企業の人事担当がみるポイント
→企業側が書類選考で落とそうと思う理由
→書類の適切なアピールの方法

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転職時の書類選考で人事担当が落とそうと思うポイント

転職時に、人事担当者が書類を見て即座に興味を半減させるポイントが以下。僕も転職希望者がこういった書類を提出してくると即座に添削して修正をお願いする。

フォーマットが適切でない
各経歴のボリュームが薄いor多すぎる
退職理由がわからない(複数転職を重ねている場合)
貼り付け写真がリクルート用でない
何に強みがあるのかわからない
見る人のことを考えられていない

フォーマットが適切でない

履歴書のフォーマットもいろんなものがあるが、あなたのアピールに合ったものを使う必要がある。社会人にもかかわらず「得意な科目」などの学生向けの項目があるものを使っていたり、趣味の欄だけががやけに広いスペースの履歴書だったり。

履歴書のフォーマットはあなたが人事担当者だったとしてらどのような情報を見たいかを考えて、それが表現できるフォーマットを使おう。コンビニ等で帰る市販のものに手書きで各転職希望者もまだまだいるが、あえて手書きであなたの達筆をアピールしたい場合などはいいが、社会人ならネットであなたに合ったフォーマットをダウンロードして使用したほうが当然後々編集もしやすいし合理的だ。アピールに適していないフォーマットだと何も考えてないという印象を相手に与える。

各経歴のボリュームが薄いor多すぎる

経歴の内容が薄い人や無駄に多く書きすぎて職務経歴書が5枚にも6枚にもなったりする人もいつの時代も減らない。

記載のポイントは後述するが、要は何がアピールしたいの?ってことを数字を用いて端的にまとめられているか?ということ。アピールや熱意を伝えるという意図でだらだら書いても、採用担当者の書類の判断はおおよそ30秒。選考対象の多い企業であれば10秒もないと思う。その中で適切な伝わり方がなされているかを意識できていない人はやはり多い。

退職理由がわからない(複数転職を重ねている場合)

転職回数が多い場合、やはり理由はしっかり書いておいたほうが良い。企業もどういう経緯で今があるのかについてはしっかり見ている。言い換えるとどういう考え方、思考を持って今に至っているのかの確認だ。

各経歴の詳細の最後に退職理由を簡単に記載しておくとよい。

退職理由:〇〇の分野でスキルアップを考えたため etc…

貼り付け写真がリクルート用でない

貼り付けてある写真が見るからにリクルート用の写真でないという人もかなり多い。写真をケチったらダメ!700~800円の証明写真で履歴書用のものをとるか、できれば写真屋さんで1,500~2,000円程度するがしっかりした証明写真を撮ろう。

自分をどう見せるかは非常に重要で、ここを面倒くさがって家の白いクロスをバックにとったりしている人がいるが、そこは採用担当者は必ずわかる。ここは誰であっても撮りさえすれば評価を下げずに済むポイントになるので必ず実践しよう。

・髪形が整っていない
・顔がでかすぎる(違うサイズの写真を切って使っている)
・服装がフォーマルでない

こういったところも必ずマイナスになる。ほかにも男性であればジャケットを羽織って必ずネクタイを締める、女性であれば髪は束ねるなど清潔感はもちろん、この書類の提出にあたり「身なりに気を遣っている」というイメージがないと他社との差別化ができない。

何に強みがあるのかわからない

いろんな仕事を経験してきている人に言える場合が多いけど、「で、結局何が得意なの?何ができるの?」というのがはっきりしない人もこれまた多すぎる。

ただやってきた仕事を簡単に書くのは誰でもやっていること。それらのキャリアを通じて何ができるのか、何に強みがあるのかが全く分からないと10秒で見切られる書類になってしまう。

経歴だけつらつら記載して、自己PRが書けてないなどもこれはわかりにくいポイントになる。経歴を見て何を判断したらいいかがわからないし、見る人にとっても丁寧ではない。

書類を見る人のことを考えられていない

全体的なまとめにもなってしまうが、とにかく見る人のことを考えて作成されているか?ということ、あなた以外の人間が読んであなたのことを100%わかってもらおうとする姿勢がみられるだろうか?

ざっくりした情報しかなかったり、詳細がわからなかったり、読みにくい書類というのは何百人、何千人と書類を見てきている採用担当者からするともううんざりだ。

書類選考で優秀な人事はどこを見ているか?

では逆に優秀な人事担当者や、鋭い担当者は何を見ているのかを考えてみよう。

学歴、職歴の一貫性

百戦錬磨の採用担当者はあなたの経歴に一貫性はどの程度あるのかを書類を10秒見るだけで大体見極められる。

なぜこのタイミングでここに転職した?
なぜここでキャリアチェンジした?
なぜここでこの資格を取った?

など、流れがある程度推察できる経歴書になっていればいいものの、その経緯の理解に苦しむ場合は、少し懸念が残る。入社してもまた気変わりして次に転職したくなるのでは?というリスクは必ず抱えられてしまうことになる。

これは前述の退職理由のところともリンクするが、どのような流れで、どのような考え方や思考の変化でで今に至るかをしっかり表現しておこう。

キャリアの概要がわかりやすいか?

だらだら経歴の説明をしている職務経歴書は、ただただ疲れる。しっかり読み込まないとわからない職務経歴書は読む人のことを考えられているとは言えない。

あなたの職務経歴書の各経歴の詳細には端的に5W1Hがわかるようになっているか?を意識する必要がある。

どんな顧客に対して?
どんな業務を?
どれくらいの量を?
どこで?
どのように?

というような内容をポイントをまとめられているとよい。

Ex.営業職
担当業務:既存顧客300社へのルート提案営業
〇〇のエリアの年商〇〇円規模の企業を中心とした企業を対象に
一日3社程度の既存顧客を訪問し、現状ニーズの確認と受注獲得業務に従事。
月間平均で200~300万円程度の売上、80~150万円程度の粗利実績。
飛び込み、紹介等での新規顧客の開拓にも注力し、年平均10社の新規顧客を開拓。
(売上構成/新規:既存=20:80)
このように数字を交えて端的に取り組んできた業務を説明することが重要。

設問や項目の意図を理解しているか?

特に履歴書においては使うフォーマットにおいて様々な設問がある。この設問項目に書いてあることの意図を理解して適切に書けているかということも振り返ってみよう、

例えばよくあるのが「趣味」。

Ex.「趣味・特技」
釣り、読書
このようにただ趣味が何かを記載しているだけの人は全く意図が読めていない。
採用担当者はあなたの趣味が何かを知りたいと思うだろうか?全くそんなことに興味はない。重要なのはあなたがその仕事以外の趣味や活動を通してどのように仕事に生かしているか?や今後その活動がどのように貢献できるか?をイメージできるか?ということだ。
Ex1.「趣味・特技」
休日には釣りによく出かけます。釣りは当日の天気、気温、ポイント、餌など複数の要素によって結果が変わります。これは業務におけるマーケティングの要素も含んでいて、試行錯誤を繰り返しながら結果を出すというPDCAを自然に回すことにつながっています。
Ex2.「趣味・特技」
普段から読書をすることが趣味になっており、小説からビジネス書まであらゆるジャンルの本を読みます。それによって雑学の幅が広がり引き出しを増やすことによって年代や好みに関わらず多くの顧客との人間関係の構築につなげています。

信頼がおける作成のクオリティか?

書類を作成することがきっちりできる人はやはりその確認をしっかりしている。読みやすく丁寧な仕上がりになっているか、以下を確認しよう。

・誤字脱字はないか
・改行や行間のスペースが適切に使えている(読みやすいか?)
・必要な情報が盛り込まれている(企業情報、企業規模、担当業務やそのボリュームがわかるか)
・写真がまっすぐ切れているか?(スマホ写真等の手抜きではないか?サイズは適切か?)
・写真の裏に名前を書いて張り付けてあるか?※後述しているので参考に
・汚れていないか?
・最新の日付はきっちり書かれているか?
・空白なく適切な分量で埋められているか?
この辺りは業務において資料作成をする際のイメージにもつながるのできっちり取り組むこと。こういうのを適当にやっているとその他大勢と同じ書類のクオリティになる。

ストレス耐性があるか?

今特に採用担当者が気にしているポイントの一つに「ストレス耐性」がある。都合の悪いことや理不尽な状況に陥った時にどれだけ心を強く持って取り組むことができるかというポイントだ。特に転職回数が多い人は、ストレス耐性がなさそうだと判断される場合も多いため、ストレス耐性を持ち合わせているアピールをしておいたほうがいい。

苦しい状況での成果をサラッとアピールしたり、特に近年のコロナウイルスによる影響からくる経済状況や会社環境が悪化している中での真摯な取り組みなどはしっかりアピールしたほうが良い。

・苦しいときにどう乗り越えたか
・目標に対してどのように真摯に向き合ってきたか

このようなエピソードは採用担当者には伝わりやすいので思い出して整理しまとめるようにしよう。

自社にマッチしたアピールになっているか?

いくら頑張ってアピールしても応募企業に対してのアピールになっていなければ意味がない。応募先企業がどのような人材を求めているかを自分なりにしっかりイメージして、それに合ったアピールをしよう。

例えばベンチャー企業でこれから業績を伸ばしていきたい企業に対して、「言われたことは確実にやれる」というアピールをしても響かないのは安易に想像ができる。「自分から主体的に取り組めて失敗しても切り替えて次の手をどんどん打てる」という積極性や打たれ強さを前面に出したほうがいいに決まっている。

保守的な企業への応募であれば「ガンガン動いて成果を出せる」というアピールよりは「組織適応力がある」「信頼性がある」というアピールができるエピソードを添えるべき。

求めている人材をしっかりイメージしてそこに対するアピールになっているだろうか?一度立ち返って確認してみよう。

転職時に書類選考で評価を上げる+αのポイント

履歴書や職務経歴書以外にも自分をアピールできるものが作成できるならぜひ一緒に提出しよう。多くの人は履歴書と職務経歴書しか提出しないのでこういったものが出せると差別化にはなる。

注意点として、どの会社に出してもいいというわけでなく、それは状況に応じて変わるので念頭に入れてほしい。自己責任で下記のようなものを出すとアピールにつながると判断できればぜひ実践してみよう。

ポートフォリオなど自身の活動実績集

自分の作品や取り組みをまとめたものはあなたのスキルを証明するツールになる。クリエイターなら制作したデザインをまとめて提出するのは一般的だが、それ以外の職種でもこのようなものも有効。

・担当顧客の自分自身への声を集めた評価集
・手がけたプロジェクトの企画書(出せるものだけでよい。伏せるべきところは伏せる)
・自分自身の人脈マインドマップ

実際にこのようなものを作成して、どんな貢献ができるのかをイメージしやすくするのも効果的だ

企画書などはどんなレベルでプロジェクトを回せるかのイメージにもつながるし、人脈マインドマップもあなたが入社することでどのような関係の人とコンタクトがとっていけるのかがイメージがつきやすい。どのように貢献してくれそうかというのがしっかりイメージしてもらえる方法だ。

独自の企画書や貢献イメージを作成

応募先の企業で自分ならこんな仕事をしたいという事業の企画書などを作成するのも一つの方法。一回目の面接で会社の方向性など確認出来たら、そこに対して自分がどんなアイデアをもたらすことができるか?というアピールになるし、新しいことを考案できる前向きな姿勢が評価につながる。

これは緻密なものでなくてもよい、ある程度ざっくりとした市場調査などから検討できることを仮説として立て、それを数枚にまとめていくレベルでよい。

面接に持参するときの書類持参時の注意点

求人サイト管理画面上でのやり取りや転職エージェントからの推薦で書類選考が通った場合、次は面接に臨むことになる。面接で訪問したりする際は履歴書、職務経歴書の原本を持参するケースが多くなるが、その際メール送付やWEB上での確認と違い原本を提出する際は以下のことに気を付けよう。

持参用封筒は角2封筒で!
貼り付け写真は裏面に名前を記載
書類記載の日付は最新
書類を入れるクリアファイルは新品

持参用封筒は角2封筒で!

履歴書を持参する際に、長3の封筒に三つ折りにして入れる候補者がたまにいる。言語道断だと僕は思う。自分をしっかりアピールする書類なのにそれを折り曲げて提出するということに違和感も感じるし、何より折り目がついている書類は開いてみるときに本当に見にくい。

おらずに後述するようにクリアファイルに入れてすぐに見てもらいやすくし、相手の手間や見やすさを考える配慮は必要。角2封筒は茶封筒か薄い色のカラー封筒が適切。面接時に提出する場合は封までする必要はないが、汚れのないきれいな封筒に入れよう。

貼り付け写真は裏面に名前を記載

履歴書写真の裏面に名前を書くことも忘れやすいポイント。名前を書く理由は、写真が剥がれてしまった時に、誰の写真かが確認できるようにするためだ。

写真がすぐに剥がれるなんて・・と思うかもわからないけど、相当数の応募者の選考をしている企業などでは、膨大な数の応募書類を捌く。何人もの応募書類を確認しているうちに、写真が剥がれてしまう可能性もゼロではない。「写真が剝がれるという可能性の低いリスクのことまで考えられる候補者」というのは評価を上げるポイントでもあるので必ず実践しよう。

書類記載の日付は最新(面接日)

提出する実物の履歴書、職務経歴書には必ずその面接日の日付を入れること。これが少し前の日付になっていたりすると使いまわしをしている印象も与えてしまう。

書類を入れるクリアファイルは新品

これもできてない人多い。封筒の中に書類を直接入れるのではなく、途中で塗れたり汚れたりする可能性も考慮し必ずクリアファイルに入れてから封筒に入れよう。

せっかく作った書類を100%の状態で届けられるように努めるという事は非常に重要。仕事してても社外に書類を送る時に絶対必要な送り方だし、受け取った相手のことを考えた対応だ。書類がきれいに行き渡るとやはり仕事をしたときにも同じイメージは持ってもらいやすく、丁寧な印象がしっかり伝わる。

書類で落ちる転職希望者が持つべき「見られる意識」

とにかく、転職の書類選考で落ちるという人は今一度「見られる意識」をしっかり持つこと!書類というのは必ず目を通す人がいるわけだ。

その人の読みやすさはどうか?(文章力、改行、ポイントまとめなど)
採用担当が何を見たいのか意識できているか?
自分を知らない人が見たらポイントがつかみやすいか?
誤字脱字、漢字の変換ミスはないか?
このようなポイントを客観的に見てみよう。独りよがりの書類になっていてはダメ。自分が採用責任者だとしたらその書類を見たら自分のことがよくわかるか、次に会ってみたいと思うかをしっかり見極めてみよう。

まとめ ~「転職の書類選考に落ちまくる‥」ゼロから書類作成を正しく見直す手順!~

書類で落ちるという転職希望者のほとんど応募書類の作成の仕方を学んだことがない。ほとんど自分本位でテキトーに書類を作って送る人ばかりだ。

今回伝えてきたようなことが全てできている人は10人に1人いるかいないかだと思う。「遠足は家に帰るまでが遠足」とはよく言った話で、転職活動も一緒。面接だけではなくその前後の書類作成からしっかり気を配ることが重要。応募書類の作成からその渡し方まで配慮する。

そんな気配りがあなたの人間性の評価につながり書類選考の確率を数パーセントでもあげることにつながる。あなたの過去は変えれない。であれば今精一杯できることをやる。そこまでやって書類で落とされたなら何も悔いは残らないはず!

特に自分で「大した経歴がない」「アピールできるポイントがない」と思っているような人は普通のレベルで応募書類出しても意味ない。他の候補者よりもクオリティの高い書類を作成して選考を進捗させよう。

今日はここまで!
See you mate