就活のメールの送り方で気を付けるべき【5つのルール】

就活でのメールの打ち方がよくわからない・・・

メールで失礼のない打ち方は・・・？

就活では企業の担当者とメールで連絡をする機会が多々ある。メールのマナーは就活でなく社会人となった後に取引先と交わすときもそうだけど、とにかくメールの打ち方一つで本当に仕事の成果が変わる。

今回は就活で企業へのメールの送り方について気を付けておきたい5つのポイントをお伝えする。

就活のメールの送り方で気を付けるべき【5つのルール】

メールという連絡ツールは文章でしか伝わらないのでその言葉の選び方、表現の仕方で相手に与える印象が全く違う。就活では特にこの正しいメールの打ち方を知らないばかりに社会人である人事担当者に悪印象を与えている学生が実に多い。

学生向けのセミナーをやったり、学生の就活相談に乗るときもあるけどその後にメールでやり取りをする時に、「この子は残念だな・・」と思う事も結構多い。

ビジネスメールのルールやマナーを語りだすと日本ではいろいろ堅苦しいことが多いけど特に気を付けたい以下の5つのルールだけは把握しておいてほしい。

ルール①：メールの件名は必ず明記する

メールの件名が全くない状態でメールを送る人もまだまだ多い。多くの社会人は日々何十通、人によっては百通以上のメールに目を通している。件名は必ず記載するようにするべき。

メールの件名で重要度や緊急度を判断

ほとんどの人がメールの件名で重要度や緊急度を判断してメールを読んでいる。
件名が書いてないことは言語道断だ。またメールの件名が「ありがとうございました」とか「会社説明会」など、それだけではよくわからないものもある。

例えば面接の御礼ならば

急な欠席等の連絡であれば

と言うように一目見て用件やメールの内容が分かる件名づくりを心がけよう。

ルール②：メールはまず宛名から！冒頭からいきなり文章はダメ

メールの本文をいきなり書き出す学生がいる。これもアウト。
メールマナーはまず差し出す相手の会社、所属、名前を性格に記入する。

というように改行をしっかり行い、誰あてに送っているのかを明記する事。

最初は挨拶を記載しよう。
宛名を書いた後に簡単な自己紹介と挨拶から入り本題に入ろう。また冒頭に少し挨拶をする事がポイントだ。
メールを送信する相手と自分の間でしかできない共通の話題等に触れられると良い。

説明会の御礼を送るのであれば

と言うように業務的でなくあなたにしかかけない一文を入れると相手も読んでいて心地よい。

自分が逆の立場ならどう思うだろうか？考えてみよう。

ルール③：メール文章は適宜改行を入れる！ダラダラ文章はダメ！

これは学生のメールで最も多い気がする。改行を全くしない学生が多い。

メールの文章はただ書くだけではダメ！しっかり文節で区切って改行して読みやすいメールを心がける事は大事だ。
一度自分でもいろんなメールを読んでみると良いと思うけど改行がされていないとつらつら目を追うのが疲れる。つまり読む相手に取っての配慮がなされていないと捉えられる。

相手の事を勘案できないメールってのは営業、販売、サービス業などには致命的。ちゃんと改行して読みやすいかどうかを確認してから送信しよう。

また、質問や伝えたい事がいくつかある場合はそれらを箇条書きに出来るとなおよし！

という書き方が出来ればGOOD。

ルール④：24時間以内にメールの返信を行う

これは社会人でもいるけど、致命的。仕事ができない人の典型だ。

メールは24時間以内に返信しておくのがマナーであり常識。特に今はスマホと同期してフリーメールやプロバイダのメールをリアルタイムで確認できる状況を作りやすい。

メール見てませんでした、まだ確認してませんなんて言い訳は徐々に出来なくなってきているしね。

メールは出来るだけすぐに確認できるような状況を作っておいて時間のある時に出来る限りすぐ返信する事を心がけよう。

レスポンスの速さはビジネスの印象では非常に需要！

ルール⑤：メールをスマホからでもPCと同じように丁寧に送る

就活で使うメールはもちろん、ビジネスメールはできればPCから送信したいところ。
最近はビジネスシーンでもスマホからメールをやり取りするケースも非常に増えているので、一時昔のようにPCでないとダメという事はない。

しかしショートメールやLINEでやり取りしているように雑に返してしまう事はNGだ。スマホから返信する時もパソコンを使う時同様できるだけ丁寧に対応しよう。
特にスマホからのメールだと署名など設定してなかったりもするのでそのあたりの環境を整えておけばスマホからの返信でも問題ない。

むしろ今はそのくらいの迅速性があったほうが仕事でも閊えるイメージを付けてもらいやすい。

スマホでメールを送信したとしても上記4つのポイントを押さえた上で文末には必ず署名を付けておくようにしよう

⇩⇩⇩

と言う具合に。

まとめ　～就活のメールの送り方で気を付けるべき【5つのルール】～

就活のメールで守っていきたい基本的なルールは以上の５点。

●メールの件名が明記する
●メールの冒頭はまず宛名から！いきなり文章はダメ
●メールの文章は適宜改行を入れる！ダラダラ文章を続けるのはダメ
●24時間以内に必ず返信する
●メールをスマホからでも丁寧に送る

その他上げればきりがないけど、就活を進めるにあたっては最低でも
上記の５パターンは最低限守って好印象を与えられるようにしたいね。

今日はここまで！
See you mate！

Kevin

国家資格キャリアコンサルタント。人材採用・キャリア教育をこよなく愛する40歳。新卒3年間ブラック泥沼にハマり瀕死→外資系印刷営業6年で波に乗る→人材採用・教育に携わり現在10年目。これまで600人以上の転職支援、1,100事業所以上の人材採用支援、企業内の人材育成プロジェクトも多数手がける。その他、宅地建物取引士や賃貸不動産経営管理士として不動産事業や、Web解析士としてwebマーケティング支援も手掛けるビジネス好き。