就活のメールの返信で気を付けるべき【5つのルール】

就職活動

就活では企業の担当者とメールで連絡をする機会が多々ある。

メールのマナーは就活でなく社会人となった後に取引先と交わすときもそうだけど、
とにかくメールの打ち方一つで本当に仕事の成果が変わる。

メールの打ち方で相手に与える印象が全く違うからね。

就活では特にこの正しいメールの打ち方を知らないばかりに
社会人である人事担当者に悪印象を与えている学生がむちゃくちゃ多い!

学生向けのセミナーをやったり、学生の就活相談に乗るときもあるけど
その後にメールでやり取りをする時に、「この子は残念だな・・」と思う事は結構多い。

ビジネスメールのルールやマナーを語りだすと日本ではいろいろ堅苦しいことが多いけど
(アメリカ人のビジネスメールとかは結構テキトー。)

特に気を付けたい5つのルールだけは把握しておいてほしい。

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ルール①:メールの件名は必ず明記する

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メールの件名が全くないメールもある。
多くの社会人は日々何十通、
人によっては百通以上のメールに目を通している。

メールの件名で重要度や緊急度を判断

ほとんどの人がメールの件名で重要度や緊急度を判断してメールを読んでいる。
件名が書いてないことは言語道断だ。

その他メールの件名が「ありがとうございました」とか「会社説明会」など、
それだけではよくわからないものもある。

例えば面接の御礼ならば
「【面接の御礼】〇〇大学〇〇学部 山田太郎」、

急な欠席等の連絡であれば
「【会社説明会欠席のご連絡】〇〇大学〇〇学部 山田太郎」

と言うように一目見て分かる件名づくりを心がけよう。

ルール②:メールはまず宛名から!冒頭からいきなり文章はダメ

メールの本文をいきなり書き出す学生がいる。これもアウトだ。
メールマナーはまず差し出す相手の会社、所属、名前を性格に記入する。

〇〇商事株式会社
〇〇部
山田 一郎 様

というように改行をしっかり行い、
誰あてに送っているのかを明記する事。

最初は挨拶を記載しよう。
宛名を書いた後に簡単な自己紹介と挨拶から入り本題に入ろう。

また冒頭に少し挨拶をする事がポイントだ。
メールを送信する相手と自分の間でしかできない共通の話題等に触れられると良いよね。

説明会の御礼を送るのであれば

「〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。本日の説明会では〇〇様の入社後のエピソードを聞く事が出来、自分と似たタイプだと感じてすごく印象に残りました。」

と言うように業務的でなくあなたにしかかけない一文を入れる
相手も読んでいて心地よい。

自分が逆の立場ならどう思うだろうか?考えてみよう。

ルール③:メール文章は適宜改行を入れる!ダラダラ文章はダメ!

これは学生のメールで最も多い気がする。
改行を全くしない学生が多い。

メールの文章はただ書くだけではダメ!
しっかり文節で区切って改行して読みやすいメールを心がける事は大事だ。
一度自分でもいろんなメールを読んでみると良いと思うけど改行がされていないとつらつら目を追うのが疲れる。

つまり読む相手に取っての配慮がなされていないと捉えられる。

相手の事を勘案できないメールってのは営業、販売、サービス業などには致命的だよね。
ちゃんと改行して読みやすいかどうかを確認してから送信しよう。

また、質問や伝えたい事がいくつかある場合はそれらを箇条書きに出来るとなおよし!

「今回はお伺いしたい事が三点ございます。

①・・・・・
②・・・・・
③・・・・・

以上についてご回答いただきたくご連絡させていただきました。」

という書き方が出来ればGOOD。

ルール④:24時間以内にメールの返信を行う

これは社会人でもいるけど、致命的だね。
仕事ができない人の典型だ。

メールは24時間以内に返信しておくのがマナーであり常識。

特に今はスマホと同期してフリーメールやプロバイダのメールを
リアルタイムで確認できる状況を作りやすい。

メール見てませんでした、まだ確認してませんなんて言い訳は徐々に出来なくなってきているしね。

メールは出来るだけすぐに確認できるような状況を作っておいて
時間のある時に出来る限りすぐ返信する事を心がけよう。

レスポンスの速さはビジネスの印象では非常に需要!

ルール⑤:メールをスマホからでもPCと同じように丁寧に送る

就活で使うメールはもちろん、ビジネスメールはできればPCから送信したいところ。
最近はビジネスシーンでもスマホからメールをやり取りするケースも非常に増えているので、
一時昔のようにPCでないとダメという事はない。

しかしショートメールやLINEでやり取りしているように雑に返してしまう事はNGだ。

スマホから返信する時もパソコンを使う時同様できるだけ丁寧に対応しよう。
特にスマホからのメールだと署名など設定してなかったりもするので
そのあたりの環境を整えておけばスマホからの返信でも問題ない。

むしろ今はそのくらいの迅速性があったほうが仕事でも閊えるイメージを付けてもらいやすい。

スマホでメールを送信したとしても上記4つのポイントを押さえた上で文末には必ず署名を付けておくようにしよう

⇩⇩⇩

*******************

〇〇大学〇〇学部
〇〇 〇〇(氏名)

TEL / 080-××××-××××
Email / ××××××××@××××.jp

*******************

と言う具合に。

まとめ ~就活のメールの返信で気を付けるべき【5つのルール】~

就活のメールで守っていきたい基本的なルールは以上の5点。

●メールの件名が明記する
●メールの冒頭はまず宛名から!いきなり文章はダメ
●メールの文章は適宜改行を入れる!ダラダラ文章を続けるのはダメ
●24時間以内に必ず返信する
●メールをスマホからでも丁寧に送る

その他上げればきりがないけど、就活を進めるにあたっては最低でも
上記の5パターンは最低限守って好印象を与えられるようにしたいね。

今日はここまで!
See you mate!